Tratamiento de datos personales

POLÍTICAS DE TRATAMIENTO Y PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

ROSE PARTOUT S.A.S. 

NIT. 901.598.554-3

Con el objetivo de dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos, en especial lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Compilatorio 1074 de 2015 (y demás normas que la modifiquen, adicionen complementen o desarrollen); ROSE PARTOUT S.A.S. adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los  titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades profesionales que presta la sociedad comercial. De esta manera ROSE PARTOUT S.A.S. manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad y el buen nombre en el tratamiento de los datos personales; en virtud de la autorización otorgada por el titular. 

CAPITULO 1.

IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.

Razón social: ROSE PARTOUT S.A.S. 

NIT: 901.598.554-3

Dirección: Avenida Las Palmas Km 15 - 990 - Lemont. 

Domicilio: Medellín, Antioquia.

Email: hola@rosepartout.com 

Teléfono:  +573245899539

CAPÍTULO 2. DEFINICIONES.

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Compilatorio 1074 de 2015, presentamos las siguientes definiciones:

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

  • Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

  • Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

  • Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

  • Datos Sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

  • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.


CAPITULO 3.

TRATAMIENTO Y FINALIDADES.

Los datos tendrán una finalidad legítima, en consecuencia serán utilizados por ROSE PARTOUT S.A.S. para el desarrollo de su objeto social y la relación contractual que lo vincula con el titular de datos personales en caso de existir, ROSE PARTOUT S.A.S. recolectará, almacenará, transmitirá, procesará y usará los datos personales, atendiendo de forma estricta los principios de legalidad, libertad, veracidad, calidad, transparencia, acceso y circulación restringida,  seguridad y confidencialidad ordenados por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Compilatorio 1074 de 2015, con las siguientes categorías y finalidades:

Clientes: Base de datos destinada al manejo de los clientes de ROSE PARTOUT S.A.S. y todo lo relacionado con ellos, como lineamientos tenemos:

  • Establecer una relación contractual.

  • Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con el Titular.

  • Ejecución de pedidos, pagos en línea y entrega de información sobre guías de envío. 

  • Realizar gestiones tendientes a la actualización de la información del Titular. 

  • Enviar información acerca de eventos, productos y servicios ofrecidos y/o prestados por ROSE PARTOUT S.A.S. y/o por terceros con los que tiene vínculo comercial.

  • Realizar actividades de mercadeo, mercadotecnia, estrategias digitales enfocadas en la operación de campañas de redes sociales, pauta digital, posicionamiento orgánico, email marketing, optimización de ecommerce, publicidad y/o promoción de otros servicios propios de la venta cruzada entre clientes o terceros, con quienes ha celebrado alianzas comerciales.

  • Enviar información sobre novedades, productos, servicios y ofertas especiales, cobranzas y otros aspectos relacionados con la gestión comercial de los productos y/o servicios ofrecidos mediante medios electrónicos, telefónicos, físicos y demás.

  • Contactar al Titular a través de medios electrónicos – SMS, chat, apps, medios telefónicos, físicos 

  • y cualquier otro para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización, mejora de servicio, sobre cambios en los mismos o notificarle sobre nuevos servicios o productos, promociones, entre otros. 

  • Transmitir información a terceros responsables y encargados del tratamiento cuando sea requerido para el cumplimiento de un objeto contractual adquirido por ROSE PARTOUT S.A.S.

  • Realizar estudios de mercado sobre los productos y servicios ofrecidos.

  • Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por ROSE PARTOUT S.A.S.

  • Contactar al Titular a través de medios telefónicos, electrónicos o físicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.

  • Gestionar medios de comunicación social. 

  • Realizar el análisis del comportamiento de los clientes.

  • Desarrollar, con fines estadísticos, estudios de conocimiento del cliente.

  • Gestionar la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias, registros comerciales, corporativos y/o contables.

  • Publicar la información correspondiente a los cambios que se incorporen en la Política para el Tratamiento de Datos Personales y habeas data.

  • Evaluar la calidad de productos o servicios.

  • Gestionar quejas y reclamos. 

  • Responder requerimientos legales de entidades administrativas y judiciales.

  • Desplegar acciones tendientes a mejorar la seguridad y prevención del fraude.

  • Garantizar la seguridad y salud en el trabajo de ROSE PARTOUT S.A.S. 

Recursos Humanos: Base de datos destinada al manejo de empleados y todo lo relacionado con ellos, como lineamientos tenemos:

    • Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con el Titular.

    • Definir relaciones contractuales.

    • Realizar análisis del comportamiento de los empleados.

    • Desarrollar, con fines estadísticos, estudios de conocimiento de empleados.

    • Cumplir los procesos administrativos empleados.

    • Gestionar la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones laborales, corporativas y/o contables.

    • Publicar la información correspondiente a los cambios que se incorporen en la Política para el Tratamiento de Datos Personales y habeas data.

    • Responder requerimientos legales de entidades administrativas y judiciales.

    • Ejecutar el contrato de trabajo.

    • Garantizar la seguridad y salud en el trabajo de ROSE PARTOUT S.A.S.

    • Desarrollar actividades de capacitación.

Garantizar en todo momento la confidencialidad de los datos que puedan ser enmarcados como sensibles.

Compras: Base de datos destinada al manejo información relacionada con proveedores, como lineamientos tenemos: 

    • Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con el Titular.

    • Definir relaciones contractuales y comerciales con proveedores con los que tiene vínculo y de quienes obtiene datos personales.

    • Solicitar información acerca de los productos y servicios ofrecidos y/o prestados por terceros con los que tiene vínculo comercial.

    • Realizar alianzas comerciales.

    • Enviar información sobre novedades y solicitudes especiales a proveedores, pagos y otros aspectos relacionados con la gestión administrativa de los productos y/o servicios prestados a ROSE PARTOUT S.A.S. 

    • Realizar estudios de mercado sobre los productos y servicios ofrecidos por los proveedores.

    • Contactar al Titular a través de medios telefónicos, electrónicos o físicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.

    • Realizar el análisis del comportamiento de los proveedores.

    • Desarrollar, con fines estadísticos, estudios de conocimiento de los proveedores.

    • Cumplir los procesos administrativos con proveedores.

    • Gestionar la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias, corporativas y/o contables.

    • Publicar la información correspondiente a los cambios que se incorporen en la Política para el Tratamiento de Datos Personales y habeas data.

    • Responder requerimientos legales de entidades administrativas y judiciales.

    • Garantizar la seguridad y salud en el trabajo de ROSE PARTOUT S.A.S. 

Visitantes: Base de datos destinada al manejo información relacionada con visitantes, dando cumplimiento al sistema de seguridad y salud en el trabajo; como lineamientos tenemos:

    • Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con el Titular.

    • Gestionar la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones con los diferentes sistemas de seguridad y salud en el trabajo.

    • Responder requerimientos legales de entidades administrativas y judiciales

    • Cumplir con políticas de seguridad y salud en el trabajo de ROSE PARTOUT S.A.S.

    • Garantizar la seguridad de sus visitantes.


CAPÍTULO 4.

DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE DATOS PERSONALES.

Los titulares de datos personales, que sean objeto de tratamiento por parte ROSE PARTOUT S.A.S. directamente o por medio de un representante y/o apoderado, podrán ejercer los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a ROSE PARTOUT S.A.S. en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

  • Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de datos personales, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento (casos en los cuales no es necesaria la autorización).

  • Ser informado respecto del uso de los datos personales.

  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

CAPÍTULO 5.

DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.

El responsable del tratamiento ha sido definido por la Ley 1581 de 2012 como la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos y/o tratamiento de datos.

Son deberes de los responsables del tratamiento y, por consiguiente, de ROSE PARTOUT S.A.S los establecidos en el artículo 17 de la ley 1581 de 2012:

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la citada ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.

  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

  • Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la citada ley.

  • Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la citada ley y que se ven más adelante en esta política.

  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la citada ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

  • Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

CAPÍTULO 6.

MEDIDAS DE SEGURIDAD.

ROSE PARTOUT S.A.S. adopta medidas técnicas, humanas y administrativas que son necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Es de anotar que no se podrá vender, licenciar, transferir, transmitir o divulgar información personal, salvo que (i) el titular lo autorice expresamente, (ii) sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados como marketing, transporte de productos, entre otros, (iii) se realice la fusión o transformación de la compañía, (iv) sea requerido para el cumplimiento de un objeto contractual con un tercero con el que ROSE PARTOUT S.A.S. tenga relación comercial (v) sea requerido o permitido por la ley o autoridad competente. 

Dichas medidas corresponden a los requerimientos mínimos hechos por la legislación vigente y periódicamente se evaluará su efectividad.


CAPÍTULO 7.

PERSONA O ÁREA RESPONSABLE.

ROSE PARTOUT S.A.S. , designa como responsable de dar trámite a las peticiones, consultas y reclamos de los titulares de la información almacenada en las bases de datos de ROSE PARTOUT S.A.S. , a las áreas que se definirán a continuación, a quienes se le deberán dirigir las solicitudes y quienes, en todo caso, se encargarán de la gestión necesaria para dar respuesta a las mismas.

Toda petición, queja o reclamo relacionado con el manejo de datos personales, en aplicación de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Compilatorio 1074 de 2015, deberá enviarse así:

Clientes, Recursos Humanos, Proveedores, Visitante: 

Entidad: ROSE PARTOUT S.A.S. 

Dirección: Avenida las palmas km 15 -990 - Lemont

Email: hola@rosepartout.com 

Teléfono: 3245899539

Horario: Lunes a Viernes de 8 a.m. a 5 p.m.

Nombre: Atención al Cliente

CAPÍTULO 8.

PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y PETICIONES.

Para el ejercicio de los derechos, quienes podrán actuar de conformidad con lo establecido en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012 y Decreto Compilatorio 1074 de 2015 son  las siguientes personas: los titulares, los causahabientes, su representante o apoderado o las personas que actúen a favor de otro o para otro que estén debidamente acreditados, que considere que la información contenida en la base de datos debe de ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante ROSE PARTOUT S.A.S., el cual será tratado bajo las siguientes reglas: .

La consulta se formulará por correo electrónico, de acuerdo con la información contenida en este documento, y será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Los reclamos deberán ser formulados por correo electrónico, de acuerdo con la información contenida en este documento, y deberán contener, al menos, la siguiente información:

  • Identificación del Titular

  • Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo

  • Dirección del titular

  • Documentación que se quiera presentar como prueba

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de cinco (5) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.


CAPÍTULO 9. VIGENCIA.

Fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento de la información y período de vigencia de la base de datos.

La presente política rige a partir de su expedición y las bases de datos sujetas a Tratamiento se mantendrán vigentes mientras ello resulte necesario para las finalidades establecidas en el capítulo 3 de la misma.

Dada en Medellín, el 30 de marzo de 2023,

VALERIA BOTERO PALACIO

Representante legal

ROSE PARTOUT S.A.S.